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Facture Pro Forma : définition et principe

facture

La facture pro forma n’est pas une facture classique. C’est un brouillon qui permet au commercial de faire une proposition à son client potentiel avant de donner la finale.

Qu’est-ce qu’une facture pro forma ?

Au cœur de la relation commerciale, l’offre d’un prestataire se doit d’être proposée de manière formelle, claire et complète, afin d’assurer la transparence dans le déroulement de la transaction. La facture pro forma est le document incontournable rédigé dans ce sens.

Le plus souvent, elle est employée entre professionnels (en B to B), mais est également utilisée au cours des échanges de professionnels à particuliers (en B to C).

La facture pro forma reprend et détaille à titre informatif un certain nombre d’éléments dont la nature de la transaction, son objet, le montant de la prestation ainsi que les conditions générales de vente fixées par le prestataire. Elle fait suite à la demande spécifique du client auprès de son ou ses fournisseurs.

Elle n’a ni valeur comptable ni juridique et ne constitue pas un contrat. A ce titre, elle n’engage ni l’une ni l’autre des parties à une quelconque obligation, avant d’être adoptée par les deux partenaires.

Le principe de la facture pro forma correspond à tous types de transactions, néanmoins, dans le secteur particulier du BTP, l’usage du devis est traditionnellement adopté.

Quel est l’intérêt d’établir une facture pro forma ?

La facture pro forma est indispensable dans le cadre d’une transaction commerciale car elle définit précisément les termes d’une prestation. A ce titre, elle permet aux deux parties de trouver un accord quant à cette prestation en terme de quantité, de délais et de paiement, en toute connaissance de cause. Bien qu’elle n’ait pas la valeur juridique d’un contrat, elle préfigure de ce que seront les conditions générales entre les deux partenaires commerciaux.

Elle clarifie l’offre proposée en en détaillant les conditions. Pas de mauvaises surprises donc, les conditions sont préalables et écrites noir sur blanc. Néanmoins, elle n’est pas inscrite dans le marbre et peut être le point de départ d’une négociation, car elle permet au client de pouvoir comparer les offres de différents fournisseurs et de faire jouer la concurrence. Il est d’ailleurs tout à fait possible d’éditer plusieurs factures pro forma pour une même prestation, jusqu’à ce que le client et le prestataire trouvent un accord.

En cas de construction ou de rénovation immobilière conséquente, elle est nécessaire et réclamée : en effet, dans le cadre de l’octroi du prêt, elle est essentielle pour la complétude du dossier destiné à l’établissement bancaire.

L’administration fiscale est également en droit de réclamer la facture pro forma d’une transaction si celle-ci a fait l’objet d’une exonération de la TVA.

Bien que n’entraînant pas d’obligation, elle peut être utilisée comme base pour l’obtention d’un paiement d’acompte. Cela ne dispense pas le prestataire, une fois la commande validée d’établir une facture finale de la totalité du paiement. Celle-ci devra reprendre les mêmes éléments de la facture pro forma précédemment émise.

C’est cette facture qui est enregistrée en comptabilité et qui peut servir de support en cas de désaccord commercial. Elle devra cependant porter un numéro différent de celui de la facture pro forma et cohérent avec les factures précédentes.

Quelles sont les mentions obligatoires devant figurer sur une facture pro forma ?

Même si la facture pro forma n’a aucune valeur légale, elle doit néanmoins répondre à un certain formalisme. Celui-ci devra être respecté et repris lors de la rédaction de la facture finale. S’il est possible de créer rapidement et facilement une facture pro forma avec un logiciel de facturation, l’utilisation de Word ou d’Excel, ainsi que de tout autre type de logiciel de traitement de texte ou de tableur est une alternative valable.

Voici les mentions obligatoires que l’on doit y trouver :

  • La mention « pro forma », afin de la distinguer d’une facture comptable, et donc ne pas risquer une éventuelle confusion,
  • L’identification du fournisseur,
  • L’identification du client,
  • La date d’émission du document,
  • Le numéro attribué (distinct du numéro de la facture finale),
  • La nature de la prestation,
  • La quantité, qu’il s’agisse de produits ou de services,
  • Le tarif hors taxes et la TVA,
  • Les délais (de paiement, de livraison…),
  • Les éventuelles remises ou conditions spéciales ainsi que leur date de validité,
  • La validité de la proposition,
  • Le cas échéant, la devise de facturation et l’Incoterm, dans le cas d’accords commerciaux internationaux.

La facture pro forma est un élément indispensable de la relation commerciale, autant pour le fournisseur que pour le client. Les deux ont tout intérêt à utiliser ce document dans le cadre de leurs échanges. C’est la première étape vers la réussite de la transaction !

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