Manuel Entreprise

Faut-il une procédure d’archivage en entreprise ?

archivage entreprise

Chaque entreprise génère des archives, du fait même de son activité. Il peut être tentant, faute de temps et de moyens, de laisser s’accumuler les documents. Mais cela peut se révéler un mauvais raisonnement. Voici pourquoi.

Comment archiver au mieux ses documents professionnels ?

Factures, documents fiscaux, administratifs : au fil des ans, ces documents inhérents au fonctionnement interne d’une entreprise peuvent constituer des dizaines de milliers de documents. Ce chiffre effarant peut être restreint car on est censé réaliser régulièrement un récolement et un tri de ses archives afin de ne conserver que ceux qui ont encore une utilité.

Beaucoup d’entre eux ont une valeur probatoire (peuvent servir de preuve en cas de litige) et leur durée de conservation varie d’un document à un autre. Par peur de jeter des papiers importants, le choix est souvent fait de ne pas trier.

Mais au moment de trouver un document donné, c’est la panique, surtout si aucune politique d’archivage n’a été mise en place. On estime que l’on peut ainsi perdre jusqu’à 30% du temps de productivité à chercher un papier sachant que 14% d’entre eux peuvent avoir été jetés ou détruits.

Les enjeux de l’archivage en entreprise sont nombreux : stratégiques, économiques, légaux ; comme nous venons de le voir ; mais aussi financiers.

A cela s’ajoute désormais un autre enjeu et d’importance : la préservation de l’environnement. Les entreprises doivent réguler leur consommation de papier en privilégiant la digitalisation des pratiques et la numérisation des documents, en respectant certaines normes.

Comment procéder à l’archivage numérique ?

L’archivage n’est donc à considérer comme du stockage de vieux documents d’entreprise, mais une façon de préserver sa mémoire et d’avoir accès rapidement à toute information qui peut aider le chef d’entreprise ou un de ses salariés à mieux faire leur travail.

Comment faire pour accélérer sa transition numérique quand on est une structure ? Il y a plusieurs solutions, surtout quand on se rend compte que l’on a pris beaucoup de retard en la matière (ce qui est le cas, selon des études pour une majorité d’entreprises en France et ce, de toutes tailles et travaillant dans tous les secteurs).

Embaucher une personne pour s’occuper de cette numérisation et pour ensuite trouver la meilleure procédure pour archiver tous les documents passés, présents et futurs en est une. Cela représente un coût et peu de personnes se spécialisent dans ce domaine très particulier.

Autre alternative et à laquelle les professionnels ont de plus en plus recours : externaliser cette demande à des sociétés spécialisées en archivage. Elles aussi ont été obligées de suivre les évolutions de la loi et sont à même de répondre à différentes problématiques qui vont bien au-delà de la simple mise en place de la facture électronique : récolement d’archives, tri, suppression, mise en place d’une politique d’archivage qui correspond à la façon de fonctionner de l’entité, formation auprès des salariés ou encore stockage dans des locaux adaptés des archives papier pour gagner en surface utile, une fois que toutes ont fait l’objet d’une numérisation en bonne et due forme n’en sont que quelques exemples.