Manuel Entreprise
archivage electronique

Archivage électronique : avantages et inconvénients

A l’ère du tout numérique et du digital, toute entreprise se doit de posséder l’ensemble de ses données et informations sur son matériel informatique. Beaucoup doublent cet archivage sur papier, pour plus de sûreté. Mais les années passent et cet archivage présente des inconvénients : une lenteur des ordinateurs, de la place de stockage en termes de locaux. On estime, dans ce sens qu’1 To permettrait de remplacer 43 000 mètres carrés d’archivage papier… Pourtant, garder ces documents est essentiel. Comment trouver une solution professionnelle ?

Les avantages de l’archivage électronique :

L’archivage permet de garder les informations essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Pièces jointes dans les emails émanant des clients, facturation, réglementation etc…

Pourtant, selon une étude, 41% des salariés laissent les pièces jointes attachées aux emails et ne les sauvegardent pas sur leur ordinateur. Ils gardent ainsi l’ensemble de leurs mails, alors que seules les pièces jointes sont souvent indispensables. Cette conservation sur la boîte mail va non seulement grossir la boite de réception mais générer des surcoûts électriques.

80% de la communication BtoB se fait par le biais de l’électronique. Mais il est compliqué, quand on n’est pas rigoureux, de retrouver le bon courriel pour obtenir les données contenues dans la pièce jointe ; de quoi perdre en productivité !

Les inconvénients de l’archivage électronique :

Le premier inconvénient réside dans le fait que tout matériel informatique peut subir des pannes ou être attaqué par un virus. Ces derniers sont de plus en plus virulents et beaucoup d’entreprises ne sont pas équipées pour les contrer.

La perte de données représente une situation dramatique pour les entreprises. Si une récupération est quelquefois possible, une telle intervention par une société de maintenance informatique représente un coût important pour les entreprises.

Quand celles-ci se développent, le nombre de données devient exponentiel. Il faut alors s’équiper de très bon matériel pour pouvoir stocker un tel nombre de données. Les entreprises, pour plus de sécurité, souhaitent donc, dans ce cadre, avoir une trace papier ; avec les problèmes que cela sous-tend, expliqués plus haut.

L’archivage électronique doit également, depuis la mise en place du RGPD en 2018, être encore plus rigoureux. Mais il est quelquefois difficile de reprendre l’ensemble des archives pour voir si la réglementation est appliquée.

Quelle solution pour l’archivage des documents professionnels ?

Comment allier les différentes envies des professionnels et répondre aux enjeux des entreprises ? En optant pour une entreprise d’archivage professionnelle. Quand on passe par un professionnel de l’archivage, ces problèmes disparaissent. Il est  possible de trouver tout ce que l’on veut, rapidement, car tout est numérisé, classé, identifié. Les données peuvent ainsi être protégées mais aussi être utilisées par les personnes travaillant dans l’entreprise, même en déplacement, car elles sont accessibles, via un ordinateur.

Certaines proposent la conservation des données numériques mais également un archivage papier pour plus de sûreté ; dans des conditions optimales (air sain, propreté des locaux, dépoussiérage régulier…). Les données numériques sont stockées et répondent aux normes du RGPD. Un plus pour les entreprises qui sollicitent leur prestation. Il est bon de noter qu’il est possible, en cas de déménagement de faire transférer les archives papier.

Si l’archivage est indispensable pour toute entreprise afin de travailler efficacement, il est quelquefois difficile de le faire dans les règles de l’art. Heureusement, des professionnels de l’archivage proposent des solutions pour répondre à tous les besoins, quelle que soit l’activité.